Formation opérationnelle

Les services de greffe sont aussi chargés d'une activité importante qui contribue au perfectionnement professionnel des employés et qui améliore la prestation des services. Ils fournissent une formation structurée à l'intention de tous les employés des opérations, et particulièrement aux nouveaux employés, sur toute une gamme de sujets concernant le greffe. Trois formateurs à temps plein donnent dix formations différentes aux membres du personnel partout au pays, selon les besoins cernés par les gestionnaires. Les formations portent sur les sujets suivants :

• Amirauté (2 jours)
• Service à la clientèle et communication (1,5 jour)
• Administration judiciaire (1 jour)
• Agent du greffe - Cour d'appel fédérale et de la Cour fédérale (3 jours)
• Agent du greffe - Cour canadienne de l'impôt (2 jours)
• Huissier-audiencier - Cour d'appel fédérale et Cour fédérale (1,5 jours)
• Immigration (1,5 jour)
• Pouvoirs des cours fédérales (2,5 jours)
• Règles et procédures du greffe - Cour canadienne de l'impôt (3 jours)
• Règles de la Cour d'appel fédérale et de la Cour fédérale (2,5 jours)

Technologie et réingénierie dans la gestion des instances

En vue de toujours améliorer la prestation de services à la magistrature, aux gens de la profession juridique et au grand public, les services de greffe ont travaillé sur des initiatives clés de modernisation. Parmi ces initiatives, notons la mise en oeuvre de nouvelles technologies, particulièrement l'amélioration du système de gestion des instances. À la fin de l'exercice financier, des changements ont été apportés à la structure de gouvernance des initiatives de modernisation afin d'assurer que les solutions mises en oeuvre sont axées sur l'amélioration du service à la clientèle.

Les intervenants au SATJ s'attendent à être en mesure de traiter avec les cours de la même façon qu'avec d'autres grands organismes publics qui autorisent l'envoi et la réception de documents par voie électronique. Cependant, au SATJ, la technologie et les systèmes actuels sont désuets : deux systèmes de gestion des instances complètement distincts et très vieux sont utilisés (un pour la Cour d'appel fédérale et la Cour fédérale et un autre pour la Cour canadienne de l'impôt) et ces systèmes ne peuvent servir à la production de tous les rapports qui sont nécessaires pour prendre des décisions de gestion. Bien que les deux systèmes permettent dans une certaine mesure le dépôt électronique, c'est-à-dire qu'ils sont dotés de fonctions relatives à la réception, à l'entreposage et à la récupération de documents électroniques, les dossiers numériques reçus par le Web pour la Cour fédérale ne peuvent être consultés au moyen du système actuel de gestion des instances de la Cour. Il faut utiliser une autre application. De même, le SATJ imprime encore la plupart des documents électroniques qu'il reçoit pour les insérer dans le dossier papier dutribunal. L'une des priorités du SATJ consiste à incorporer tous les documents déposés électroniquement au nouveau système intégré de gestion des instances en cours de développement, afin de faciliter la récupération de tous les documents électroniques au moyen d'une seule interface et ultimement d'accroître le taux d'utilisation du dépôt électronique ainsi que de fournir un service plus efficace à tous les clients du SATJ.

Le SATJ a pour but de terminer le développement du nouveau système de gestion des instances (SGI) d'ici les prochaines années afin de disposer d'une méthode uniforme de réception, de transmission, d'entreposage et de récupération électronique pour tous les dossiers des quatre cours.

La conception de ce nouveau SGI a débuté en 2007-2008 à l'aide des ressources déjà en place et à la suite des améliorations apportées à la plateforme au cours de l'exercice précédent. La conception du nouveau SGI est menée conjointement par les services de greffe et la division de la GI/TI et sera effectuée en plusieurs étapes au cours d'une période de trois ans, en fonction de la disponibilité des ressources. La première étape a été effectuée pendant l'exercice 2007-2008. Il s'agissait de la mise à jour des deux différents systèmes existant à la Cour d'appel fédérale et à la Cour fédérale ainsi qu'à la Cour canadienne de l'impôt, et de la mise en oeuvre d'une nouvelle infrastructure de logiciels et de matériel informatique. La première étape a été lancée et achevée en mai 2008.

La deuxième étape est en cours (2008-2009) et permettra au SATJ de recevoir des documents électroniques et de les conserver grâce au SGI. D'autres étapes de ce projet suivront et comprendront la mise en oeuvre de fonctions permettant notamment la réception de documents, l'établissement d'horaires, la publication de jugements, la génération automatique de correspondances et la compilation de statistiques. On s'attend à ce que l'accès électronique aux dossiers des cours permette au SATJ de faire d'importantes économies, mais principalement, il permettra d'améliorer le service à la clientèle et de faciliter grandement l'accès de la population canadienne aux cours.

Au cours de l'exercice 2007-2008, les employés du greffe et des techno-logies de l'information ont travaillé aux quatre projets distincts suivants visant à améliorer le service à la clientèle et le rendement ainsi qu'à faciliter la mise en oeuvre du nouveau SGI : le dépôt électronique, la numérisation, l'enregistrement numérique et la distribution électronique des jugements et ordonnances.

Dépôt électronique : En mai 2007, le projet de dépôt électronique a été élargi afin de comprendre les affaires de la Cour fédérale en matière d'immigration et d'amirauté, en plus des affaires en matière de propriété intellectuelle, qui avaient été incluses dès le début du projet pilote en octobre 2005. Les autres domaines relevant de la compétence de la Cour fédérale devraient être ajoutés au projet à l'automne 2008.

En septembre 2007, un projet pilote de dépôt électronique a été lancé auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) dans le cadre duquel deux bureaux des services fiscaux (BSF) de l'ARC ont commencé à déposer électroniquement les certificats en matière d'impôt sur le revenu et de TPS. Récemment, l'ARC a confirmé qu'elle souhaitait ajouter d'autres BSF à ce projet prometteur en 2008-2009 et au cours des prochains exercices.

Numérisation : Le projet de numérisation a vu le jour afin de faciliter la reproduction de documents entre les bureaux d'Ottawa, de Toronto et de Montréal et ainsi améliorer le service à la clientèle et permettre d'importantes économies de frais de reproduction et de transport.

Le projet comprend la reconfiguration du matériel, l'acquisition d'imprimantes rapides, la mise en oeuvre des structures appropriées de dossiers, l'établissement de noms de dossiers suivant les conventions appropriées ainsi que l'attribution de numéros d'identification uniques pour chaque document. Pour réaliser ce projet, les employés ont dû cerner et régler bon nombre de problèmes techniques afin d'améliorer la reproduction de documents entre les bureaux. Avec la numérisation, on réduit le besoin d'espace physique pour conserver des dossiers et on améliore le rendement des employés.

Toutefois, l'avantage le plus important de ce projet est qu'il permet aux employés des greffes à se préparer au moment quand, très bientôt, tous les dossiers des cours seront conservés en format électronique. Puisqu'on peut s'attendre à ce que certaines parties préfèrent déposer des documents papier, la numérisation sera toujours nécessaire afin de compléter les dossiers électroniques. Le projet de numérisation permet ainsi de prévoir et de régler tout de suite certains problèmes qui auraient sinon fait surface plus tard. En 2008-2009, la numérisation sera développée davantage grâce à l'achat d'équipement supplémentaire et aux efforts déployés pour élargir l'étendue des activités de numérisation.

Enregistrement numérique dans les salles d'audience : Le Service est en train d'élaborer une stratégie visant l'obtention d'équipement portable et permanent d'enregistrement numérique pouvant desservir ses salles d'audiences. En 2007-2008, une demande de proposition (DP) a été présentée à Travaux publics et Services gouvernementaux (TPSGC). Depuis, les employés du SATJ travaillent très fort avec TPSGC à achever la DP et voir à ce que l'équipement nécessaire soit acheté le plus tôt possible. Le processus de DP et l'achat de l'équipement comme tels doivent vraisemblablement être réglés en 2008-2009.

Distribution électronique des jugements et des ordonnances : Ce projet pilote prévoit la distribution de jugements et d'ordonnances en format électronique. Ceci simplifie le travail du centre de distribution pour ce qui est d'envoyer des copies des décisions aux clients et permet une remise rapide des décisions aux diverses publications juridiques. Ce projet pilote permet aussi aux greffes d'envoyer aux avocats, par courriel, des copies à titre gracieux des décisions s'il peut être utile de le faire, ce qui contribue à améliorer le service à la clientèle et l'efficacité générale.

Examen des procédures au sein des services du greffe

Au cours de l'exercice 2007-2008, de nombreux changements ont été apportés aux processus internes en vue d'améliorer la prestation de services. On a poursuivi les efforts visant à fournir une formation polyvalente aux employés pour qu'ils soient en mesure de mieux servir les clients des quatre cours. Vers la fin de l'exercice, on a cerné le besoin d'établir une norme concernant les processus des greffes à l'échelle des cours et du pays. Il a été établi que ce besoin constituait le premier pas essentiel vers l'amélioration, la consignation et la mesure du rendement et vers l'élaboration de normes de services internes et externes. Ce travail se poursuit en 2008-2009.

Le projet de loi C-3 et les défenseurs

Le projet de loi C-3, la Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (certificat et défenseur), est devenu loi le 22 février 2008, créant ainsi le poste de défenseur, dont le rôle consiste à protéger les intérêts de résidents permanents et d'étrangers lors d'audiences sur la preuve tenues à huis clos dans le contexte de certificats de sécurité demandés en vertu de cette loi.

À la suite de discussions avec le ministère de la Justice au cours de l'exercice 2007-2008, le SATJ a accepté de fournir un certain soutien aux défendeurs lorsqu'ils examinent des documents classifiés dans les locaux du SATJ. En termes généraux, ce soutien consiste à donner accès à des lieux dans lesquels les défendeurs peuvent consulter les documents classifiés ainsi qu'à leur fournir du soutien de nature administrative et autre afin de les aider à préparer des documents judiciaires pour les audiences dans lesquelles ils jouent un rôle important.

Ce type d'entente interministérielle représente une première pour le SATJ et les effets de cette initiative ne se feront sentir qu'en 2008-2009 et dans les années subséquentes.

Les services judiciaires

Le mandat de la direction des services judiciaires est d'aider l'administrateur en chef à fournir aux juges le soutien nécessaire pour qu'ils s'acquittent correctement de leurs fonctions.

La direction générale des services judiciaires est constituée de plusieurs divisions, comme les bureaux des quatre juges en chef, le programme des auxiliaires juridiques, la division des adjoints judiciaires, la division des évaluations, la division des services de la bibliothèque et la division des services de révision.

Les bureaux des juges en chef jouent un rôle important pour appuyer les cours et leur administration. Ils s'acquittent de plusieurs tâches, notamment fournir de l'aide administrative et exécutive aux juges en chef, aider à établir l'horaire des audiences, coordonner les réunions du comité des Règles, effectuer la planification stratégique et la mise en oeuvre des réunions et activités relatives aux projets spéciaux des cours, de même qu'assurer la liaison entre les intervenants comme le barreau, les médias et le public.

Le programme des auxiliaires juridiques donne la chance aux futurs diplômés et aux récents diplômés d'écoles de droit au Canada de tenter d'obtenir un poste d'auxiliaire juridique auprès d'un juge, d'un juge suppléant ou d'un protonotaire des cours. Plus de 50 auxiliaires juridiques sont embauchés chaque année. Sous la supervision d'un magistrat, l'auxiliaire juridique prépare des résumés, effectue des recherches sur des questions de droit et prépare des mémoires détaillés sur des questions de fait et de droit.

La division des adjoints judiciaires offre des services de gestion et d'administration pour appuyer les magistrats.

La division des services de la bibliothèque offre toute une gamme de services de bibliothèque spécialisés et permet la consultation de la collection de documents juridiques et autres en format électronique ou papier pour répondre aux besoins immédiats et à long terme des magistrats et du SATJ. Parmi les services offerts, il y a le service de renseignements professionnels, des séances de formation et d'orientation, le catalogue intégré de tous les documents de la bibliothèque, un site intranet et le service InfoMédia qui repère les principales nouvelles du jour. Les services se donnent au moyen de nombreuses bases de données en ligne, des ententes entre bibliothèques et des collections de la bibliothèque, qui comptent plus de 6000 livres et de 1000 titres de périodiques. La section des services techniques de la bibliothèque commande, traite et organise plus de 300 nouvelles livraisons par semaine.

Enfin, la division des services de révision est constituée d'une équipe de quatre jurilinguistes qui appliquent leurs habiletés de linguiste et leurs connaissances juridiques à la révision et à la relecture de divers documents juridiques et administratifs, entre autres, parmi les plus importants, les décisions judiciaires et la traduction de décisions judiciaires. Ils fournissent également des conseils linguistiques et terminologiques ainsi que des services connexes aux juges et au SATJ.

Les services intégrés

L'administrateur en chef adjoint des services intégrés doit répondre à l'administrateur en chef de tout ce qui concerne le leadership global de l'organisme et l'infrastructure. Il a la responsabilité de formuler, de mettre en oeuvre et de finaliser les politiques, les lignes directrices, les normes, les systèmes, les procédures et les processus du SATJ dans le but d'intégrer et d'offrir une gamme de programmes et de services de gestion et d'administration à l'appui des programmes opérationnels, des objectifs, des priorités et des exigences du SATJ ainsi que des quatre cours fédérales.

La direction des services intégrés est composée de quatre domaines d'expertise précis :

• les finances et la passation de marché, ce qui comprend la gestion financière, les activités de comptabilité, la passation de marché et la gestion du matériel;
• la gestion de l'information et les technologies de l'information, ce qui comprend la gestion des renseignements et la gestion des dossiers, les services à la clientèle et l'infrastructure (notamment les réseaux et les télécommunications) ainsi que les services de développement et les bases de données;
• les ressources humaines, ce qui comprend la dotation, la classification, les relations de travail, les langues officielles, la formation, la diversité, l'équité en matière d'emploi et la rémunération;
• l'administration, ce qui comprend la gestion des locaux, la sécurité, la distribution du courrier, la traduction, ainsi que les services de chauffeur et de huissier audiencier.

Les ressources humaines

Les employés du SATJ sont au coeur de notre organisation et un important projet de ressources humaines est en cours dans le but d'améliorer notre milieu de travail et de refléter les principes de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP). La section des ressources humaines met en oeuvre des initiatives importantes dans le cadre de ce projet afin que le SATJ devienne un employeur de choix. Ce projet vise à élaborer un plan de ressources humaines global pour le SATJ, lequel reflètera les principes de la LMFP et sera en harmonie avec le rapport sur les plans et priorités du SATJ.

Une part importante des six initiatives liées à ce projet vise à former adéquatement les employés et gestionnaires délégués afin qu'ils comprennent pleinement les avantages de la LMFP tant au niveau de leur rôle que de leurs responsabilités. Une révision complète des politiques touchées par la LMFP et le développement de nouvelles procédures pour supporter ces politiques sont présentement en cours.

Par l'implantation de cet important projet au cours de l'année à venir, le Service aspire à former des gestionnaires dûment informés dans la planification des ressources humaines, la dotation et le développement de carrière des employés. Une formation obligatoire aux gestionnaires sous-délégués débutera en juin 2008 et se terminera en novembre 2008.

De même, notre unité de classification est entrain de créer de nouvelles politiques en matière de classification, lesquelles aideront les gestionnaires dans leurs tâches de dotation. Ces politiques portent sur les sujets suivants :

• un cadre de surveillance de la classification
• des lignes directrices applicables à l'organisation et la classification
• une politique en matière d'organisation et de classification
• une présentation des demandes de classification
• des procédures de réorganisation

Le Service élargit ses horizons

Depuis plusieurs années, le Service collabore au niveau international avec d'autres organisations judiciaires. La qualité de nos services et la modernisation de nos processus de greffe ont eu écho dans plusieurs pays et quelques délégations viennent nous rencontrer annuellement.

Canada-Ukraine

Le projet de collaboration judiciaire Canada-Ukraine vise à appuyer les juges et le personnel de la cour ukrainienne dans l'amélioration de la qualité de la justice et de l'efficacité des opérations dans les cours de juridiction générale ainsi qu'au niveau de l'accès au public et de la transparence.

En février et mars 2007, une délégation de juges et de membre du personnel des cours types d'Ukraine a effectué une visite complète de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt, ainsi que du SATJ et s'en est inspirée dans la révision des pratiques des cours ukrainiennes.

En juin 2007, une équipe canadienne de juges et membres du personnel du Service ont visité trois cours types d'Ukraine. Cette visite a permis d'évaluer en profondeur les opérations des trois cours conçues pour servir de modèles aux autres cours ukrainiennes. Cette évaluation a permis d'établir les incidences des activités des cours types et d'aider les deux parties à déterminer quelles améliorations pourraient être apportées aux cours types.

Canada-Chine

Dans le cadre du projet de renforcement des liens juridiques Canada-Chine, le Service a accueilli deux juges chinois pour un stage de six semaines, du 16 avril au 25 mai 2007. Le stage portait sur la classification judiciaire et touchait notamment le rôle et les responsabilités des juges aussi bien que le rôle de différents intervenants au sein du SATJ qui offrent des services administratifs aux juges des quatre cours. Le stage comportait un volet théorique et un volet pratique pour favoriser leur apprentissage.

Durant leur séjour, les juges ont eu l'occasion de visiter divers secteurs du Service et des cours et de rencontrer les juges en chef et quelques juges de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt. Lors de leur stage, les juges chinois ont également visité les bureaux de Montréal et de Toronto où ils ont pu apprécier les fonctionnements du Service du point de vue d'un bureau régional.

En octobre 2007, deux autres juges chinois ont participé à un stage au Canada qui portait sur la gestion des instances et au cours duquel ils ont passé deux semaines au sein du Service et à nos bureaux d'Ottawa et de Montréal. Leur visite chez nous leur a permis de parfaire leurs connaissances sur nos systèmes de gestion des instances utilisés par la Cour d'appel fédérale, la Cour fédérale, la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'impôt.

Les annexes

Rapports financiers

Le Service est entièrement financé par des crédits parlementaires; il a reçu 63,7 millions de dollars en 2007-2008. Les dépenses réelles s'étant élevées à 60,6 millions de dollars, il y a eu un surplus de 3,1 millions de dollars à la fin de l'exercice financier, soit environ 5 % du financement total disponible. La plupart de ces fonds seront reportés à l'exercice 2008-2009 et seront affectés à des projets qui n'ont pas été terminés en 2007-2008. Il faut noter que l'une des principales causes du surplus est la difficulté persistante à recruter et à conserver le personnel, un problème qui touche la plupart des organismes gouvernementaux.

En plus des crédits utilisés pour exécuter les activités des tribunaux, le SATJ obtient également des fonds au moyen de frais facturés pour le dépôt, d'amendes et de la vente de copies de documents classés, y compris les jugements et les ordonnances. Le SATJ ne peut pas dépenser ces revenus, ils sont donc versés directement au Trésor. En 2007-2008, ces revenus se sont élevés à 5,4 millions de dollars, une augmentation notable par rapport à 2006-2007 due à l'accroissement important des revenus tirés d'amendes.

Le SATJ continue de subir certaines pressions financières permanentes. Par exemple, à la demande du juge en chef de la Cour fédérale, quatre nouveaux postes de protonotaire ont été créés pour la Cour fédérale entre 1999 et 2003. En plus, quatre nouveaux juges suppléants ont été nommés à la Cour fédérale depuis 2004. En décembre 2006, le Service a bien obtenu du financement temporaire pour ces postes ainsi que les coûts de soutien connexes pour l'exercice financier 2007-2008, mais il faut demander le financement année après année bien que ces besoins soient permanents. Le Service continue de travailler avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et d'autres intervenants en vue de trouver une solution permanente de financement pour ces questions.

Il faut également noter que, au fil des ans, le Service a intégré certaines dépenses supplémentaires qui ont ajouté aux difficultés financières de l'organisme. Par exemple, le Service a dû faire face aux coupes en cours faisant suite à l'examen des dépenses entrepris par le gouvernement il y a quatre ans.

Des détails supplémentaires sur le rendement financier du Service sont publiés dans le Budget principal des dépenses déposé au Parlement ainsi que dans le Rapport ministériel sur le rendement annuel du Service, lesquels peuvent être consultés à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/estime.asp

Comment joindre le Service

Vous trouverez ci-dessous la liste de tous nos bureaux régionaux à travers le Canada. Afin de vous offrir un meilleur service et des points d'accès le plus près possible de chez vous, le Service a établi des partenariats avec des tribunaux provinciaux et territoriaux qui offrent des services pour toute demande concernant la Cour d'appel fédérale, la Cour fédérale, la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'impôt.

Bureaux de la région de la capitale nationale

Bureaux régionaux

Alberta

Colombie-Britannique

Vancouver

Pacific Centre
C.P. 10065
701, rue West Georgia
V7Y 1B6

Téléphone :
CAF/CACM : 604 666-2055
CF : 604 666-3232
CCI : 604 666-7987
Télécopieur : 604 666-8181
ATS : 604 666-9228

Île-du-Prince-Édouard

Charlottetown

Sir Henry Louis Davies Law Courts
C.P. 2000,
42, rue Water
C1A 8B9

Téléphone : 902 368-0179
Télécopieur : 902 368-0266

Manitoba

Winnipeg

363, rue Broadway
4e étage
R3C 3N9

Téléphone :
CAF/CACM : 204 983-2232
CF : 204 983-2509
CCI : 204 983-1785
Télécopieur : 204 983-7636
ATS : 204 984-4440

Nouveau-Brunswick

Nouvelle-Écosse

Halifax

1801, rue Hollis
Bureau 1720
B3J 3N4

Téléphone :
CAF/CACM : 902 426-5326
CF : 902 426-3282
CCI : 902 426-5372
Télécopieur : 902 426-5514
ATS : 902 426-9776

Nunavut

Iqaluit

Édifice Justice (Édifice n0 510)
C. P. 297
Iqaluit (Nunavut)
X0A 0H0

Téléphone : 867 975-6100
Télécopieur : 867 975-6550

Ontario

Québec

Saskatchewan

Terre-Neuve

St. John's

The Court House
C.P. 937
Rue Duckworth
A1C 5M3

Téléphone : 709-772-2884
Télécopieur : 709-772-6351

Territoires du Nord-Ouest

Yellowknife

The Court House
C.P. 1320
4905, 49th Street
X1A 2L9

Téléphone : 867-873-2044
Télécopieur : 867-873-0291

Yukon

Whitehorse

Andrew A. Phillipsen Law Centre
2131 Second Avenue
Y1A 5H6

Téléphone : 867-667-5441
Télécopieur : 867-393-6212

Les cours en statistiques

Procédures introduites ou déposées

Jugements, ordonnances et directives de la Cour traités par le greffe

Dossiers préparés pour l'audience et entendus en cour
(n'inclut pas les affaires réglées à l'amiable ni celles où il y a eu désistement)

Jours d'audience

*Pour la Cour canadienne de l'impôt, le nombre de « jours d'audience » est défini commele nombre de jours d'audience prévu.

Inscriptions enregistrées

Décisions définitives

Procédures en cours en date du 31 mars 2008
Aperçu

Cour d'appel fédérale

Cour fédérale

Cour d'appel de la cour martiale du Canada

Cour canadienne de l'impôt

Statut des causes

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Glossaire